Kommunenivå        
I starten av langsiktige kompetanseløft kan det være en fordel å etablere ei kompetansegruppe bestående av barnehageansvarlig i kommunen, styrere og pedagogiske ledere, fagpersoner fra høgskolen og en representant fra FEI, oppdragsavdelingen ved høgskolen. Kompetansegruppas mandat er å koordinere arbeidet, samt utvikle planer for langsiktige kompetanseløft. Den er sentral i planlegging av oppstart, justering av planer og videreføring av arbeidet. 

Utviklingsarbeidet i den enkelte barnehage forankres hos styrer gjennom møter med fagpersonene ved høgskolen. 

På tvers av barnehager            
Veiledning kan gis til ulike grupper bestående av pedagogiske ledere fra ulike barnehager og nettverk av utviklingsledere. En utviklingsleders oppgave er å lede utviklingsarbeidet i barnehagen. Innholdet på de faglige samlingene til både pedagogiske ledere og utviklingsledere vil ta utgangspunkt i det pedagogene trenger av faglig oppdatering for å lede gode utviklingsprosesser i barnehagen. Gjennom veiledning fanges ulike utfordringer opp, og på den måten skapes innholdet i de faglige samlingene.  De faglige samlingene kan organiseres slik at bare 50 % av pedagogene tas ut av barnehagene samtidig. Samme faglige tema presenteres to dager etter hverandre.

I den enkelte barnehage                  
Mellom samlingene arbeides det i den enkelte barnehage med et utviklingsarbeid knyttet til et konkret tema som ansatte har behov for å utvikle sin kompetanse på. 

Gjennom å lede konkrete utviklingsarbeid får pedagogene nyttig erfaring, samtidig som de utvikler egen kompetanse på å lede slike prosesser. I møte med fagpersonene og pedagoger fra andre barnehager kan de få veiledning på egen ledelse av utviklingsarbeidet.
 
Pedagogiske ledere har en sentral rolle i å lede utviklingsarbeidet på avdelingene. Sammen med styrer og utviklingsleder bør de danne et lederteam som har det overordna ansvaret for å lede dette arbeidet i barnehagen. De danner ei utviklingsgruppa, som har en koordinerende funksjon.