Sekretariat KSS
Ansvarsfordeling i sekretariatet (KSS)
Fastsatt i KS-sekretariatsmøte 18.1.2016.
Oppdatert i KS-møtet 11. mars 2019, og etter innspill 12. mars 2019. Siste gang oppdatert i KSS-møte 11. juni 2019. Noen redaksjonelle endringer 12. september 2019.
Medlemmer i sekretariatet studieåret 2019/2020:
Sekretariatsleder: Per-Arvid Wold
Saksbehandler/utreder med vekt på administrasjon: Ida Cathrine Thomassen
Saksbehandler/utreder med vekt på faglig virksomhet: Gerd Ildri Førde
KSO-leder: Rektor, Else Berit Skagen
Ansvarsområder:
Sekretariatsleder:
- Leder sekretariatsmøtene
- Pådriveransvar for kvalitetssikrings-arbeidet
- Ansvar for at årshjulet lages og følges
- Oppfølging av "hengesaker"
- Samarbeider med administrativ saksbehandler om utformingen av SurveyXact-undersøkelsene
- Ivaretar kontakten med respondent-gruppene (studentene) når det gjelder spørsmål på overordnet nivå
- Bearbeider / analyserer rådata sammen med faglig saksbehandler
- Overordnet ansvar for arkivering av resultater og rapporter
- Bidrar til å skrive årsrapporten om studiekvalitet
- Innkaller til sekretariatsmøtene
- Referent i KSO-møtene. Sørger for godkjenning og arkivering (Arkivansvarlig ved DMMH publiserer KSO-referatene på intranettet.
- Gir respons til avsender om at spontant innspill er mottatt og om videre saksgang, som kan innebære kun sekretariatsbehandling men også behandling i KSO og/eller henvendelser til andre ved DMMH. Ved "enkle" innspill/spørsmål kan det avgis endelig svar med en gang. Sørger for en arkivering av de spontane innspillene og svarene. Ved eventuelt langtidsfravær overtar faglig saksbehandler oppgaven
Saksbehandler/utreder med vekt på administrasjon:
- Avvikle bruken av Wiki slik at kvalitetssikringssystemet kan håndteres uten bruk av Wiki-kompetanse
- Publisering på intranett/internett (Mest mulig skal over fra intranett til internett)
- Det tekniske knyttet til utforming og gjennomføring av undersøkelsene (SurveyXact-undersøkelsene). Kan også bistå i den substansielle utformingen.
- Ivaretar kontakten med respondent-gruppene i forbindelse med igangsetting av undersøkelser
- Statistisk presentasjon av rådata og innlegging/registrering/arkivering av disse (SurveyXact-undersøkelsene) på KSO sine sider på J, og gir beskjed om at dette er gjort til sekretariatsleder.
Saksbehandler/utreder med vekt på faglig virksomhet:
- Bearbeider / analyserer rådata sammen med sekretariatsleder
- Samarbeider med sekretariatsleder om utforming av nye undersøkelser
- Skriver kvalitetsrapporten (årsrapporten fra KSO)
- Vikar for sekretariatsleder når det gjelder å svare på og behandle spontane innspill. (Se ovenfor)
KSO-leder:
- Sekretær for sekretariatet
- Overordnet ansvar for den årlige kvalitetsrapporten på høsten. (Informasjonsenheten publiserer den årlige KSO-rapporten etter at styret har behandlet rapporten)
- Innkaller til og leder KSO-møtene