Sekretariat KSS

Fastsatt i KS-sekretariatsmøte 18.1.2016.
Oppdatert i KS-møtet 11. mars 2019, og etter innspill 12. mars 2019. Siste gang oppdatert i KSS-møte 11. juni 2019. Noen redaksjonelle endringer 12. september 2019.

Medlemmer i sekretariatet studieåret 2019/2020: 
Sekretariatsleder: Per-Arvid Wold
Saksbehandler/utreder med vekt på administrasjon: Ida Cathrine Thomassen
Saksbehandler/utreder med vekt på faglig virksomhet: Gerd Ildri Førde
KSO-leder: Rektor Hans-Jørgen Leksen 

Ansvarsområder: 

Sekretariatsleder:

• Leder sekretariatsmøtene
•  Pådriveransvar for kvalitetssikrings-arbeidet
• Ansvar for at årshjulet lages og følges
• Oppfølging av "hengesaker"
• Samarbeider med administrativ saksbehandler om utformingen av SurveyXact-undersøkelsene
• Ivaretar kontakten med respondent-gruppene (studentene) når det gjelder spørsmål på overordnet nivå
• Bearbeider / analyserer rådata sammen med faglig saksbehandler
• Overordnet ansvar for arkivering av resultater og rapporter
• Bidrar til å skrive årsrapporten om studiekvalitet
• Innkaller til sekretariatsmøtene
• Referent i KSO-møtene. Sørger for godkjenning og arkivering (Arkivansvarlig ved DMMH publiserer KSO-referatene på intranettet.
• Gir respons til avsender om at spontant innspill er mottatt og om videre saksgang, som kan innebære kun sekretariatsbehandling men også behandling i KSO og/eller henvendelser til andre ved DMMH. Ved "enkle" innspill/spørsmål kan det avgis endelig svar med en gang. Sørger for en arkivering av de spontane innspillene og svarene. Ved eventuelt langtidsfravær overtar faglig saksbehandler oppgaven
  
  

Saksbehandler/utreder med vekt på administrasjon: 

• Avvikle bruken av Wiki slik at kvalitetssikringssystemet kan håndteres uten bruk av Wiki-kompetanse
• Publisering på intranett/internett (Mest mulig skal over fra intranett til internett)
• Det tekniske knyttet til utforming og gjennomføring av undersøkelsene (SurveyXact-undersøkelsene). Kan også bistå i den substansielle utformingen.
• Ivaretar kontakten med respondent-gruppene i forbindelse med igangsetting av undersøkelser
• Statistisk presentasjon av rådata og innlegging/registrering/arkivering av disse (SurveyXact-undersøkelsene) på KSO sine sider på J, og gir beskjed om at dette er gjort til sekretariatsleder.

Saksbehandler/utreder med vekt på faglig virksomhet:

• Bearbeider / analyserer rådata sammen med sekretariatsleder
• Samarbeider med sekretariatsleder om utforming av nye undersøkelser
• Skriver kvalitetsrapporten (årsrapporten fra KSO)
• Vikar for sekretariatsleder når det gjelder å svare på og behandle spontane innspill. (Se ovenfor)

KSO-leder: 

• Sekretær for sekretariatet
• Overordnet ansvar for den årlige kvalitetsrapporten på høsten. (Informasjonsenheten publiserer den årlige KSO-rapporten etter at styret har behandlet rapporten)
• Innkaller til og leder KSO-møtene